Общие положения. 1. Секретарь-референт относится к категории специалистов. 1.
На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу. 1.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.
В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:. - законодательными актами РФ;.
Автор: Смирнова Елена, Книга: Делопроизводство для секретаря, Жанр: бизнес. и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства. Введение ежегодной обработки документов предприятия для. Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю. Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на. Должностная инструкция секретаря -референта Секретарь -референт - сотрудник, ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).
- уставом организации;. - положениями о подразделениях организации;. - приказами (распоряжениями) руководства организации;. - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;.
- настоящей должностной инструкцией. 1. Секретарь-референт должен знать:. - структуру организации, направление ее деятельности;. - фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;.
Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. документов, редактирование полученных проектов документов, ведение. Основной задачей секретаря является организационное и Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета. 3.
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;. - положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;. - организацию труда руководителей;. - правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;. - основы этики и эстетики, правила делового общения;. - основы трудового законодательства;.
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;. - перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности. 1.
Секретарь-референт должен уметь:. - составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;. - пользоваться средствами связи и организационной техникой;. - работать на компьютере в операционной среде Windows;. - пользоваться Интернетом и электронной почтой;. - вести деловые переговоры.
1. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т. ) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции. 2.
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:. - информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;.
- документирование деятельности совещательных органов организации;. - организационное обеспечение деятельности руководства;.
- ведение кадровой документации и кадрового учета*(1). 3. Должностные обязанности. 3. Секретарь-референт обязан:. - принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;.
- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;. - контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;. - обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;. - вести прием посетителей;. - по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;.
- вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:. а) оформлять приказы по личному составу;.
б) вести личные карточки формы Т-2;. в) вести трудовые книжки работников;. д) оформлять командировочные документы;. е) заполнять листки нетрудоспособности;.
з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;. - выполнять машинописные и копировально-множительные работы;. - проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;.
- выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции. Секретарь-референт имеет право:. 4. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.
4. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации. 4.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления. 4.
Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.
Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда. 4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
4. Работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально". 4.
Принимать решения в пределах своей компетенции. 5. Ответственность. Секретарь-референт несет ответственность за:. 5.
Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации. 5.
Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов. 5. Разглашение сведений, имеющих гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально". 5.
Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18. "Кадровое дело", N 5, май 2005 г. *(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.
*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.